Archivace důležitých dokladů: koruna za celý život dokumentu

Společnost Software602 začala nabízet službu dlouhodobé péče o doklady opatřené elektronickým podpisem. Jednotná cena za údržbu celého životního cyklu jednoho dokumentu (bez ohledu na délku jeho údržby) konečně umožňuje klientům přesně určit celkové náklady na dlouhodobou archivaci. V této ceně je zahrnuto provádění všech úkonů potřebných k tomu, aby dokument zůstal nezpochybnitelným po celou dobu, po kterou má být podle zákona uchováván.

Má-li mít vlastník elektronického dokumentu jistotu, že dokument bude po celý jeho životní cyklus akceptován úřady stejně jako listina opatřená podpisem a razítkem, musí být splněny následující požadavky:

Dlouhodobá čitelnost (LTA – Long term archiving) zajišťující, že dokument bude možné beze ztráty informace zobrazit na budoucích zařízeních a v budoucích verzích software. Dlouhodobá čitelnost je garantována normami ISO 19005-1:2005 a ISO 19005-2:2011.

Dlouhodobá ověřitelnost (LTV – Long term validation) zajišťující, že bude možné prokázat, kdo k dokumentu připojil svůj podpis (věrohodnost původu) a že v něm nebyly provedeny změny. To je pokryto normami ETSI (v tomto případě PAdES LTV), které zákon o elektronickém podpisu určil za tzv. referenční normy.

V rámci řešení Software602 dokumenty zůstávají uloženy v informačním systému nebo úložišti zákazníka. Nástroje Software602 pokrývají kontrolu dokumentu, jeho registraci, opatřování archivačními metadaty a pravidelné připojování kvalifikovaných časových razítek podle specifikací PAdES LTV. Tyto služby mohou využívat jak zákazníci Software602, tak dodavatelé informačních systémů, kteří chtějí rychle rozšířit funkce o zajištění dlouhodobé ověřitelnosti dokumentu.

Dlouhodobé čitelnosti lze dosáhnout převodem do formátu PDF/A, kterou nástroje Software602 rovněž pokrývají.

Společnost Software602 zároveň zprovoznila nástroj, který umožňuje otestovat, zda je dokument vhodný pro dlouhodobou archivaci, respektive zda odpovídá požadavkům zákonů a norem. Tento nástroj je k dispozici na www.602.cz/soulad. Uživatel vloží testovaný dokument do chytrého formuláře v desktopovém internetovém prohlížeči a obratem obdrží jeho posouzení.

Člen představenstva a obchodní ředitel Software602 Pavel Nemrava prohlásil: „Jedná se o další krok v rámci naší vize pokrýt celý životní cyklus elektronického dokumentu od jeho vzniku, přes procesní zpracování s jeho autorizací, až po dlouhodobou archivaci se zachováním digitální kontinuity. Uvedený model umožňuje klientům konečně přesně znát celkové náklady na dlouhodobou digitální archivaci. Elektronizaci procesů a dokumentů se věnujeme již mnoho let. Dlouhodobá archivace se tak stává logickým vyústěním našich zkušeností, a proto se stala pro nás klíčovým tématem, kterému se budeme trvale věnovat – jak v oblasti technické, tak i legislativní.“

Kontakty na Software602

Petr Hampl
E- mail: hampl@602.cz,
Telefon:  +420 603 327 556

Komentáře

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *