Jak provozovat bezpapírovou kancelář?

Chtěli byste snížit spotřebu papíru ve vaší kanceláři nebo se dokonce přiblížit ideálu kanceláře bez papíru? Klíčová je samozřejmě elektronizace, proto Vám eZDRAV přináší návod, jak na to, který pro Vás může být inspirací.
Poslední ze série článků o spotřebě papíru a elektronizace se zaměří přímo na spotřebu papíru v kancelářích, úřadech či ordinacích. Při hledání  zdroje, který by porovnával spotřebuj papíru, redakce eZDRAVu narazila na tento obrázek. Můžete na něm vidět počet dvanáctimetrových stromů, které se v dané zemi ročně spotřebují na jednoho obyvatele.

 

Ihned nás zaujalo vysoké umístění Belgie a při pátrání po vysvětlení se ukázalo, že Belgii na špičku žebříčku vyzdvihuje především množství bruselské byrokracie, která musí být vždy vedena v několika různých jazycích.
Je vůbec možné kancelářskou spotřebu papíru účině snižovat? Elektronizace nám v tom může být velmi výraznou pomocí. Jak provozovat bezpapírovou kancelář se dozvíte v následující infografice. (Pro ty z Vás, kteří nevládnou angličtině si ji dole dovolujeme přeložit.)

 

How to Run a Paperless Office

Jak provozovat bezpapírovou kancelář?

Průměrný americký pracovník v kanceláři spotřebuje 10 000 listů kancelářského papíru ročně, což tvoří v součtu ohromné 4 miliony tun papíru v USA každý rok. Nejenže to poškozuje životní prostředí, ale také to tvoří v kanceláři hodně nepořádku a výdaje za papír se rozhodně sčítají.

Přepnout na bezpapírovou

Přepnou se na bezpapírovou může být pro Vaši kancelář opravdovou výzvou, obzvláště pokud celou dobu běží primárně na papíru. Benefity ale za tu výzvu stojí!

Online faxování

  • Zřiďte si účet u online faxovací služby, která Vám přidělí nové fax číslo
  • Přijímejte a odesílejte PDFka přes „fax“ bez potřeby papíru, snížíte tím také množství odpadu.
  • Faxy jsou odesílány a přijímány emailem nebo přes webové rozhraní, podle toho, jakou službu zvolíte.

Elektronické smlouvy

  • Většina obchodů potřebuje v jisté chvíli mít podepsané smlouvy, což může vyústit ve velké plýtvání papírem.
  • Elektronické podpisy jsou právně závazné již více než dekádu. (pozn. v USA i v ČR)
  • Nahrajte svou smlouvu do služby pro e-smlouvy a pošlete to všem, kteří ji musí podepsat. jejich elektronický podpis bude uložen pro budoucí použití.
  • To také eliminuje potřebu posílat smlouvy poštou a archivovat několik kopií cenného dokumentu.

Bezpapírové účtování

  • Faktury mohou tvořit velké množství papíru v kanceláři: jsou zde však i alternativní řešení k metodě vytisknout-a-poslat.
  • Bezpapírová fakturace se může odehrávat pomocí emailu nebo online webové služby.

Skenujte a recyklujte dokumenty

  • Je nevyhnutelné, že budete mít resty v papírování během přechodu k bezpapírové kanceláři stejně jako Vám budou další papíry přicházet.
  • Vyřaďte a recyklujte všechen papír, který je nepotřebný a nedůležitý.
  • Skenujte a ukládejte si dokumenty jako PDF. Skener s OCR softwarem bude dobrou volbou, která učiní Vaše dokumenty prohledatelnými pro úsporu času v budoucnu.

Lifehacker pro Vás má doporučení toho, co uchovávat a jak dlouho

Papírové originály, které byste měli uchovávat vždy:

  • oprávnění k podnikání
  • zákonná pojištění

Doporučení: od těchto si ponechcejte papírovou verzi, ale zároveň je také naskenujte do digitální podoby:

  • daňová přiznání
  • účtenky od důležitých koupí (např. přístroje, nábytek, elektronika, šperky). Připněte fyzické účtenky k potvrzení o záruce.
  • dokumenty k autům a důležité záznamy o opravách
  • záznamy o zaměstnancích včetně hodnocení jejich výkonu
  • pracovní projekty, záznamy o dobrovolnících a další personální záznamy

Pro tyto papír postačí jen přechodné uskladnění:

  • formuláře výhod zdravotního pojištění (USA – 1 rok)
  • 401(k), 529 plán, IRA (USA – jen za poslední měsíc)

Nezapomeňte zálohovat

I když zbavit se papíru v kanceláři může být dobrý nápad, představuje to ale také potenciální ztrátu Vašich dat. naštěstí je zde několik řešení.

Digitální zálohování – Existuje několik služeb poskytujících digitální zálohování. Chce to trochu organizace, ale můžete si tak vytvořit prohledatelnou databázi, která Vám ulehčuje najít, co hledáte.

Služba synchronizace souborů – Synchronizace souborů Vám umožní se ujistit, že všechny soubory jsou pravidelně a automaticky aktualizovány a zálohovány na několika počítačích.

 

Stát se bezpapírovou kanceláří nepředstavuje jen redukci nepořádku, ale také to všem v kanceláři pomůže být více produktivní a ušetřit peníze. I když se vám nepodaří být bez papíru na 100 %, zvažte, co vše můžete udělat alespoň pro redukci vaší spotřeby kancelářského papíru.

Komentáře

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *